Чек-лист: убедитесь, что ваш бизнес (не) может обойтись без цифровизации

Created: 14 April 2021

Статья начальника отдела ИБ ООО "IT-TEAM SERVICE" Антона Ракитского вышла в журнале «Управление предприятием», издаваемом Международным центром финансово-экономического развития - Узбекистан. Статья вышла в журнале №4 за апрель 2021 г.
Полную версию статьи можно прочитать на сайте издания, в электронной версии журнала. Она доступна на русском и узбекском языках. Ниже приводится авторская редакция статьи.

Цифровизация ‑ сложное, почти философское понятие. Упрощенно его можно описать как внедрение современных технологий в работу предприятия. Под «современными» чаще всего понимаются информационные технологии. Но цифровизация подразумевает не только внедрение какой-то одной технологии, а пересмотр всей парадигмы управления таким образом, чтобы применяемые новшества создавали новый уровень качества сервиса, услуг. Но, независимо от уровня иерархии, решение о применении технологий практичнее принимать не волюнтаристки, а с учётом всех «за» и «против».

Преимущества информационных технологий в Узбекистане взяли на вооружение даже такие, казалось бы, никак не связанные с ИТ сферы как народные промыслы. Многие мастера-ремесленники используют интернет как средство для рекламы товаров. Но если для них это скорее ещё один из каналов продаж, то для сложных производств внедрение новых технологий вопрос далеко нетривиальный. Примером именно цифровизации (а не просто использования ИТ) является онлайн-банкинг ‑ теперь клиент может годами не появляться в банке, все операции совершаются онлайн. За счёт экономии средств на содержание офисов и клерков банк может предложить более выгодные условия обслуживания, кэшбек и др. Ещё один пример, пока отсутствующий в Узбекистане это каршеринг - краткосрочная аренда автомобилей. Именно применение современных технологий позволило создать совершенно новый продукт, хотя как таковая аренда автомобилей существовала давным-давно.

Приступая к рассмотрению вопроса о цифровизации предприятия важно понять конечную цель. Как говорится: «для корабля, не имеющего курса, никакой ветер не будет попутным». Так и если заявить целью «цифровую трансформацию», результат будет таким же абстрактным. Следует избегать принятия решений под воздействиям страха опоздать и только потому, что цифровизацией занялись конкуренты. Технологии должны быть помощником, средством преобразования, а не самоцелью. Вполне может оказаться, что какие-то процессы можно оптимизировать вообще без новых технологий, а правильным административным решением.

Цель цифровизации должна быть чётко сформулирована изначально. Для этого удобно пользоваться подходом SMART, т.е. руководитель может попытаться ответить на пять вопросов, по первым буквам английских слов:

Specific (конкретный) ‑ какова конечная цель?
Measurable (измеримый) ‑ как количественно выглядит цель или достижение какого результата будет считаться успехом?
Assignable (назначаемый) ‑ кто конкретно будет исполнителем?
Realistic (реалистичный) ‑ какие конкретно результаты могут быть действительно достигнуты? Действительно ли цель достижима? Насколько достигнутое соотносится с общей целью, т.е. релевантно?
Time related (связанный со временем) ‑ в какие сроки будет достигнута цель?

Имея сформулированную цель, следующий шаг ‑ объективная оценка ресурсов. И важнейшая их составляющая ‑ люди (HR). Люди не любят изменения, влияющие на привычную им жизнь. Многие очень неохотно учатся. Кто-то может саботировать и пытаться дискредитировать новые технологии. Трезво оцените потенциал своего персонала и начните подготовку именно с него. Потому что никакие деньги не помогут, если на уровне исполнителей будет недоверие, недопонимание и отрицание новинок. Сотрудники могут искренне заблуждаться, просто потому что не имеют опыта и знаний.

Далее идёт оценка финансовых затрат. Любая трансформация сначала долгое время будет требовать расходов, прежде чем начёт приносить плоды, да и то, только при правильном расчёте. Сколько-нибудь сложный проект по цифровизации обычно имеет горизонт планирования один-два года. Рассмотрим условную схему предприятия, в котором планируется цифровизация.

Любое предприятие помещено во внешний контекст. Это условия, в которых работает любое предприятие - законодательство, требование регуляторов, лицензирующих органов, культурные особенности и традиции. Здесь же находятся и потребители товаров и услуг, производимых предприятием. Примером внешнего контекста может быть целиком страна, или даже регион (например, Евросоюз), или какой-то отдельный регион.
Далее, само предприятие, которое на высшем уровне определяет собственно сферу деятельности. Банк, клиника, конструкторское бюро, пекарня, продуктовый магазин и др. На уровне предприятия находится высшее руководство, которое принимает политические и стратегические решения.
Внутри предприятия существует множество бизнес-процессов. Это может быть и процесс собственно производства товаров и услуг, и вспомогательные процессы - управление кадрами, бухгалтерия, логистика.
Бизнес-процессы могут быть частично или полностью автоматизированы, тогда их называют «автоматизированными процессами». Примеры - электронная система бухгалтерии, начисления зарплаты, интернет-магазин, система контроля и учёта доступа, система электронной почты, поддержки клиентов, автоматизированная банковская система.
Автоматизированные процессы опираются в свою очередь на программное обеспечение. На этом уровне представлены уже известные пользователям операционные системы Microsoft Windows, Unix, Linux, всё прикладные программы, базы данных.
Программы работают на аппаратном обеспечении. Это может быть или традиционный персональный компьютер, или большой сервер, обрабатывающий тысячи запросов в секунду. В последнее время всё большую популярность набирают виртуальные машины и облачные сервисы.
И практически со всем «слоями» работают пользователи. Они могут быть как сотрудниками, так и клиентами компании. Например, покупатели интернет-магазина, подписчики онлайн-издания.

Чем на более высоком уровне предприятия предполагается цифровизация, тем сложнее и рискованнее процесс. Если замену сервера или операционной системы можно провести так, что пользователи этого и не заметят, то внедрение бизнес-процесса может растянутся на месяцы. Например, коммерческие банки, решившие внедрять онлайн-банкинг, сталкиваются с полным пересмотром множества бизнес-процессов, наработанных годами. Иногда цифровая трансформация настолько сложна, что предприятиям проще создать отдельное дочернее юридическое лицо и вывести высокотехнологичные процессы туда.

Критически важными условиями успешной цифровизации является поддержка процесса высшим руководством предприятия. Хорошая практика включение в состав правления руководителя ИТ-службы. Только в этом случае процессы цифровизации получат необходимую административную поддержку. К сожалению, часто ИТ (и особенно информационная безопасность) воспринимается финансовым руководством предприятия как потребители средств, «бездонная бочка», ИТ-службе приходится буквально «выбивать» себе бюджеты.

Другая проблема, особо актуальная для нашего региона ‑ катастрофическая нехватка ИТ-кадров, особенно с опытом внедрения сложных систем. Поэтому руководителю важно, понимая это, выбирать - делать ставку на собственный штат, или привлекать компанию-интегратора решений. Свои плюсы и минусы есть в каждом из вариантов.

И самая неочевидная проблема цифровизации ‑ юридическая. Приняв решение автоматизировать бизнес-процесс предприятие попадает в новое правовое поле, которое, к тому же, постоянно меняется. Самый яркий пример ‑ законодательство о персональных данных, которое теперь требует получения согласия граждан на обработку персональных данных, а с середины апреля 2021 вступает в силу требование по локализации хранения баз персональных данных граждан Узбекистана. Часть деятельности в сфере ИТ требует лицензирования (криптографическая защита данных). Без учёта правового фактора цифровизация приведёт к большим финансовым и репутационным потерям.

Сформулировав конечную цель цифровизации на предприятии и имея её в виду, проставьте отметки по чек-листу ниже:

№	Вопрос по готовности предприятия к цифровизации	Да или нет Если согласны с утверждением, ставьте +1, если не согласны -1, Если пункт реализован частично,ставьте 0
1	Понимает ли высшее руководство предприятия, учредители, стейкхолдеры, члены правления общие принципы цифровизации бизнеса? Являются ли эти лица сами активными пользователями информационных технологий?
2	Существуют ли на рынке конкурирующие компании или представители смежной сферы, которые развиваются благодаря повышению уровня цифровизации бизнеса?
3	Существуют ли на рынке уже готовые и хорошо зарекомендовавшие себя ИТ-решения для автоматизации именно ваших бизнес-процессов?
4	Готовы ли вы вкладывать ощутимые средства (хотя бы 10% от прибыли в течение пары лет) в развитие собственных ИТ-систем, их доработку и сопровождение?
5	Существует у предприятия положительный опыт цифровизации сколько-нибудь сложных сфер на предприятии? Например - автоматизация складского учёта, CRM-системы.
6	Оцениваете ли вы положительно профессиональные качества своих ИТ-специалистов и их потенциал к росту? Уверены ли Вы в их лояльности в среднесрочной перспективе 2-3 года?
7	Сможете ли Вы в разумные сроки (2-3 месяца) найти на рынке труда ИТ-специалистов в случае ухода своих или при расширении производства?
8	Существует ли на предприятии процесс управления рисками (хотя бы неформальный, но фиксируемый документально)?
9	Проводится ли на предприятии регулярный независимый аудит в сфере информационных технологий и безопасности?
10	Принимает ли участие юридическая служба активное участие во внедрении современных технологий? Существует ли на предприятии локальная юридическая экспертиза в сфере информационных технологий?
11	Есть ли в составе правления (высшего руководства) руководители ИТ-подразделения?

Анализ результатов чек-листа. Сразу отметим, что данный чек-лист очень приблизительный и призван обратить внимание руководителя на уязвимые места предприятия. Он позволяет грубо оценить оправданность цифровизации бизнеса при существующем уровне зрелости менеджмента. Сложите все отметки в поле ответов. Если в результате суммирования получилось положительное число, то логично задумываться о цифровизации. Если отрицательное - то риски цифровизации слишком высоки. Необходимо доработать слабые позиции и после этого вернуться к оценке.

Резюме. Цифровизация всех сфер бизнеса процесс неотвратимый. Но действительно польза от применения новых технологий будет только если процесс этот продуман и учтены все аспекты. Все мы являемся свидетелями того, как болезненно проходит цифровизация коммунального хозяйства в Узбекистане ‑ данные об оплате и показания приборов учёта разнятся в базах данных, существует большое недопонимание со стороны потребителей. А ведь цель всех преобразований благая ‑ повышение прозрачности и снижение потерь энергоносителей. Решив начать цифровую трансформацию на предприятии тщательно продумывайте «запасные вариант» и учитесь на ошибках других. Их в любом случае не избежать, но смягчить - вполне реально.